Sistem upravljanja z energijo (ISO 50001) je mednarodno uveljavljen standard čigar namen je pomagati organizacijam sistematično izboljševati energetsko učinkovitost, zmanjševati stroške in emisije toplogrednih plinov. Standard tako kot drugi sistemi vodenja (npr. ISO 9001 ali ISO 14001) temelji PDCA (Plan-Do-Check-Act), kar pomeni, da podjetja sili k nenehnem izboljševanju. Pogosto se v praksi srečamo z enačenjem ali slabim razumevanjem razlik med sistemom upravljanja z energijo (ISO 50001) in sistemi za spremljanje in analizo porabe energije (energetski monitoring).
Pri Sistemu za upravljanje z energijo (ISO 50001) gre za vpeljavo sistema v poslovne procese podjetje, torej gre za sistematični pristop, ki se izvaja v celotnem podjetju od najvišjega vodstva do vseh zaposlenih. Medtem, ko je lahko energetski monitoring »orodje« na podlagi katerega se v podjetju spremlja, analizira raba energije in je lahko dobra osnova za spremljanje kazalnikov rabe energije, izvajanje notranjih energetskih pregledov (»energy review«) in podobno. Sama uporaba energetskega monitoringa nujno ne pomeni, da podjetje tudi sledi sistematičnem pristopu kot ga opredeljuje standard Sistem upravljan z energijo (ISO 50001).
Kako poteka vpeljava Sistema upravljanja z energijo ISO 50001?
Ključna stvar pri tovrstnih standardih je zaveza (najvišjega) vodstva. Vodstvo je tisto, ki zagotavlja, da so na voljo viri (človeški in finančni), da so zahteve sistema vpeljavanji v poslovne proces (tudi npr. v nabavo), da spodbuja nenehno izboljševanje, se akcijski načrti izvajajo, da se sistem nenehno izboljšuje itd. Gre za pristop od zgoraj navzdol. Zelo pomembna pa je tudi vloga skupine za upravljanje z energijo, ki ima s strani vodstva pooblastilo, da operativno izvaja sistem.
Postopek vpeljave je različen od podjetja do podjetja. Predvsem se razlikuje glede na to ali ima podjetje že vpeljan kakšne sisteme vodenja (npr. ISO 9001, ISO 14001). Od ozaveščenosti na področju energetske učinkovitosti, do načina rabe energije, vrst energentov, tehnoloških postopkov itd. Predvsem od velikosti podjetja in njegove energetske intenzivnosti je odvisno koliko zaposlenih se vsakodnevno ukvarja s področjem energetike. Običajno velja, da bolj kot je podjetje energetsko intenzivno bolj so tudi vpeljane prakse, ki jih zahteva standard.
Sama vpeljava se začne z začetno presoja oziroma vrednotenjem (gap-analiza) in razumevanje podjetja ter konteksta. Izvede se pregled trenutnega stanja, porabe in rabe energije obstoječih praks in procesov v podjetju, obsega sistema.
Še posebej v prvi fazi je deležnikom pomembno predstaviti pomen zavezanosti najvišjemu vodstvu, povezanih z voditeljstvom in strateško zavezanost, saj je najvišje vodstvo tisto, ki mora zagotavljati nenehno izboljševanje energetske učinkovitosti in vire.
Faza načrtovanja sistema med drugim vsebuje oblikovanje energetske politike, ciljev in akcijskih načrtov, vzpostavitev energetske skupine, določitev energijskega izhodišča, kazalnikov energetske učinkovitosti, pomembne rabe energije, metodologije izvajanje notranjih energetskih pregledov itd.
Pomembno področje je tudi način zbiranja energetskih podatkov oziroma priprava načrta za nadzor nad meritvami in spremenljivkami, saj le to zagotavlja kvalitetne vhodne informacije za analize rabe energije, akcijske načrte, vrednotenje izvedenih ukrepov itd.
Opredeliti je potrebno postopke za upravljanje z energijo, določiti odgovornosti, kompetence in zavedanje zaposlenih h doprinosu k učinkoviti rabi energije, kar vključuje notranjo in zunanjo komunikacijo ter operativno vodenje. Pomemben del je obvladovanje sprememb in dokumentiranih informacij ter vključitev energetskih zahtev v postopke nabave sistemov, naprav in storitev, ki lahko pomembno vplivajo na energetsko učinkovitost.
Ključno pri standardu ISO 50001 je, da so področja z rabo energije sistematično in procesno obvladovana. Organizacija mora vzpostaviti takšen način upravljanja energije, ki preprečuje, da bi bile aktivnosti povezane z energijo prepuščene toku naključnih dogodkov ali posameznikovim ad-hoc odločitvam. Iz leta v leta pa mora biti opazno izboljševanje sistema, kar nenazadnje preverjajo zunanji verifikatorji.
Prva verifikacija sistema s strani zunanjega akreditiranega presojevalca poteka v dveh fazah in sicer t.i. »Stage 1« in »Stage 2« presoja. Pri prvi gre za predpresojo, kjer se predvsem preveri ali je organizacija pripravljena na certifikacijsko presojo (Stage 2). Na tej presoji se generalno pregleda izpolnjevanje zahtev standarda in pridobi poročilo o ugotovitvah in pa pripravljenosti na certifikacijsko presojo. Certifikacijska presoja (Stage 2) pa je po obsegu podrobnejša in podrobneje preverja skladnost s standardom in izpolnjevanje zahtev le-tega v organizaciji.
Pri standardu poteka certifikacijski cikel tako, da se (v 1. letu) izvede certifikacijska presoja (opisano predhodno). V 2. in 3. letu sledita letni nadzorni presoji, kjer se preverja ključne procese in skladnost delovanja. Ob koncu 3-letnega cikla se izvede ponovna certifikacija, s katero se začne nov triletni cikel.